Защита на личните данни

 

Политика за Поверителност

на

Обществените посредници на "Топлофикация София" ЕАД

 

Въведение

Благодарим Ви, че се интересувате от политиката за поверителност на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД – Институция създадена с решение №  577 от 11.09.2014 г. на Столичния общински съвет и Приложение № 1 за регламентирани правомощия. С настоящия документ целим да Ви информираме и да Ви обясним какви лични данни събираме, защо ги събираме и с кого от нашите доверени партньори, административни и оторизиращи органи споделяме тази информация. Също така целим да Ви уведомим за Вашите права относно това как да   промените или изтриете Вашите лични данни.

Информация за Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД ще намерите на нашата уебстраница: www.ombudsmantoplofikacia.simplesite.com

Основни понятия

Лични данни" по смисъла на тази политика са данни, предоставени от Клиента на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД, във връзка с:

- депозирани жалби;

- депозирани сигнали;

- депозирани заявления за разсрочване на задължения към „Топлофикация София“ ЕАД;

- депозиране на заявления за провеждане на медиация е в рамките на изпълнението и администрирането им, които се обработват от Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД;

"Обработка на лични данни" на Клиент означава всяка операция или съвкупност от операции, с данни на клиента,  записи,  организиране, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване и извлечения, използване, пренасочване, съединяване, затваряне, заличаване или унищожаване на клиентски данни или няколко от гореизброените операции, независимо от начина, по който те се извършват или от използваните средства. 

Какви Ваши лични данни обработваме?

Личните данни, които обикновено се обработват във връзка с депозирането на жалби, сигнали, искания, молби за споразумения, разсрочване на задължения , или след подаването  на такива са следните:

- идентификационни данни (име, абонатен номер, дата на раждане, място на раждане, информация относно и копие от идентификационен документ,  подпис, адрес);

- данни за контакт (адрес, телефонен номер, електронна поща, език за комуникация, име и телефонен номер на лице/а за контакт);

- банкови данни (в случаи на извършени плащания по банков път име на банката, номер на сметката);

- данни за медицинско състояние- с оглед разсрочване на задължения (епикризи, медицински картони, направления, имунизационни картони, решения на ТЕЛК);

- данни за гражданско и семейно положение;

- финансови данни (доход, активи, задължения, имоти, данъци, приходи, кредити, договори);

- данни за произхода на активите (данни за работодател, партньори по транзакции, търговски дейности и реални бенефициенти, данни, показващи източника на доход и имущество, данни за обектите);

- данни относно предоставените документи при депозираната жалба (данни относно съдържанието  на документите, или на други лица, данни, позволяващи на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД да извърши възложените исканите проверки да гарантира защитата на личните данни, включително целта на отношенията);

- данни, получени при извършените проверките на задължения по партидата на абонатния номер към „Топлофикация София“ ЕАД (информация, съдържаща се в получените от „Топлофикация София" ЕАД документи);

- данни, свързани с депозираните жалби – относно съдържанието на документите – информация за потребление на топлинна енергия, извършени плащания, натрупани задължения;

 - комуникационни данни (електронни съобщения, телефонни разговори);

 - съхраняването на IP адреси на субекти на Лични данни;

- данни, свързани с услугите (изпълняване на възложените проверки, история на документите, предоставените документи, заявления);

- защита на правата на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД (завеждане и защита по правни искове);

Законовата база за такава обработка са легитимните интереси на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД.

- оценка на качеството на услугите, предоставяни от Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД маркетингови проучвания и реклама, вкл. обслужване на клиента и осигуряване на качеството. Законовата база за такава обработка са легитимните интереси на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД да оценява и развива качеството на своите услуги по заведените жалби от клиентите; 

- за целите за предоставяне на проверки по депозирани жалби – извършване на проверки, като това включва:

- коректното извършване на проверката, искане на становища;

- изпълнение на задължения на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД, произлизащи от приложимите закони, включително наредби и правилници регулиращи дейността им, като задължение за съблюдаване на Приложение № 1 към решение №  577 от 11.09.2014 г. на Столичния общински съвет за създаване на институцията Обществените посредници на "„Топлофикация София“ ЕАД и правилна идентификация на клиента, гарантираща качественото извършване на възложените проверки;

- за целите за предоставяне на посредническите услуги – извършване на проверки по заведени жалби, възражения и дела, като това включва:

На какво основание обработваме Вашите лични данни?

Обработването на Вашите данни е необходимо за извършването на възложените проверки и депозираните жалби, за изпълнението на дейностите в съответствие с Решение № 577/ 11.09.2015 г., Протокол № 67 на Столичния общински съвет за създаването на институцията на  „Обществените посредници на "Топлофикация София“ ЕАД, Решение № 271/18.05.2017 г., Протокол № 33 на Столичния общински съвет, за изменение и допълнение на Решение № 577/ 11.09.2015 г. 

Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД защитават събраните лични данни от необосновано използване и следи за тяхната обработка.

В определени случаи споделяме Вашите данни с изпълнителите на услугите („Топлофикация София“ ЕАД и подизпълнители) на основание легитимния интерес на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД да изпълни задълженията си и да повиши качеството на предоставяните услуги, както и въз основа на легитимния ни интерес, свързан с вътрешните административни цели,  както и с оглед изпълнение на законови задължения във връзка с отчетността

 За какви цели ще използваме Вашите данни?

Личните данни, които събираме, обработваме и съхраняваме от Вас ще бъдат използвани единствено за целите, за които е обявено, че се събират и/или съгласно изискванията на приложимото законодателство.

Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД обработват  Личните Ви данни при спазване на принципа за лична неприкосновеност и ненамеса в личния живот на гражданите. 

Предоставените от Вас лични данни ще бъдат използвани за целите на администриране на услугата, включително, но не само за целите на:

- Идентифицирането Ви като клиент;

- Изпълняване на множеството свързани функции на Услугата;

- Предотвратяване на измами;

- Изпълнение на законови изисквания, включително избягване на конфликт на интереси. Вашите данни ще се използват и за легитимирането Ви като клиент пред „Топлофикация София“ ЕАД, Фирмите за дялово разпределение, Столична община, Столичен общински съвет;

- Изпълнение на задълженията по депозирана жалба, сигнал или заявление или възлагане на провеждане на медиация (т.е. получаване и обработване на документите Ви);

- Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД се задължават да не разкрива Вашите Лични данни, с изключение на случаи, когато е получил Вашето изрично съгласие за това, когато това е предвидено в този документ, в нормативен акт или ако това бъде поискано по надлежен начин от надлежен държавен или регулаторен орган;

Кой има достъп до Вашата информация?

Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД са администратори на Вашите лични данни и в качеството си на такъв няма да предоставя  Вашите данни на трети страни.

Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД зачитат и пазят поверителността на Вашите лични данни. При спазване на законовите изисквания или при дадено от Вас съгласие е възможно Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД да разкрият Ваши лични данни на трети страни, които са обработващи лични данни. Обработващите лични данни са трети страни, които могат да използват Вашите лични данни само по начина, определен в споразумението между Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД и тях, за целите посочени в настоящата политика. Те няма да споделят личните Ви данни с никоя организация освен нас. Те ще съхраняват Вашата информация сигурно и за период, който предварително сме им задали. Лицата, с които споделяме информация са:

- Доставчици на услуги („Топлофикация София“ ЕАД, Фирмите за дялово разпределение, Столична община, Столичен общински съвет).  При техническа поддръжка на информационни системи е възможно Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД да разкрият лични данни. Подобно разкриване на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това и въз основа на писмена договорка получателите да осигурят адекватно ниво на защита;

- Лицата, представляващи подизпълнители,  лица свързани с ИТ обслужване, поддържане, отчитане на  информация свързана с дейността на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД или други услуги (например технически сътрудник и т.н.);

Обработващи лични данни трети страни са също администратори на лични данни, получаващи информацията въз основа на законови правомощия да изискват и получават такава информация, както и други държавни органи в предвидените от закона случаи, във връзка с изпълнение на законови задължения или във връзка със съдебни производства;

Вашите данни се споделят с административни органи съобразно изискванията за осъществяване на дейността Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД с „Топлофикация София“ ЕАД, Фирмите за дялово разпределение, Столична община, Столичен общински съвет   както и други органи в предвидените от закона случаи.

Ние съхраняваме Вашата  информация в нашият регистър за клиенти  за връзка с прилагания стандарт, в съответствие с Правилата за организацията и дейността на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД.

Както споменахме по-горе, в случай че ни предоставите Вашето съгласие, ще споделим информация с нашия партньор Google, който я обработва за аналитични цели.

IP адреси

Съхраняването на IP адреси на субекти на Лични данни се прави с цел при нужда да може да предостави адекватно съдействие на Потребителите или компетентен контролен орган при различни обстоятелства, които включват:

- Проверка на дублирани регистрации на Потребители с цел спам;

- Локализиране на злоупотреби от потребители на сайта, под формата на фалшиви обяви и профили;

IP адреси се съхраняват на сървърите на Услугата в продължение до 1 година (този период е съобразен да съответства на поведението на част от аудиторията на Услугата). IP адреси не се предоставят на трети страни при никакви обстоятелства, освен на предвидените по закон лица.   

За какъв срок съхраняваме Вашите лични данни?

Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД регистрират и съхраняват Вашите лични данни в съответствие с Правилата за организацията и дейността на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД, които администрират за целите на предоставяне на съответната услуга, в срок от 3 (три) години на хартиен носител и за срок от 5 (пет) години в електронен вид, в случай на предварително дадено съгласие.

Съхраняването на данни включва:

-   Данни и документи, свързани с предоставянето на услуги, които определят правата и задълженията на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД и клиента, както и условията за предоставянето на тези услуги;

-   Данни за предоставените услуги, възложените и извършени проверки комуникацията между Вас и Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД с оглед документиране и отчетност на дейността във връзка с предоставянето на услуги;

Ние ще съхраняваме Вашата информация докато имате договорни взаимоотношения с нас, или докато се нуждаете от нашите услуги. Вашите данни се съхраняват до изтичане на определения срок за съхранение в съответствие с Правилата за организацията и дейността на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД, но не по-малко от 2 години от датата на прекратяване на отношения.

Ние ще съхраняваме и използваме Вашата информация, както е необходимо за целите на изпълнението на нашите законови задължения, за разрешаване на възникнали спорове или във връзка с изпълнението на нашите договорни взаимоотношения.

Вашите права по отношение на личните Ви данни.

Вие имате контрол над Вашите лични данни, които споделяте с нас.

В случай, че съгласието бъде оттеглено, личните данни ще бъдат изтрити от системите на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД в срок от 30 дни, Вие ще бъдете надлежно уведомени за резултата от Вашето искане в рамките на 30-дневния срок от подаване на искането за оттегляне на съгласие, както и за конкретните Ви права и срокове, след които можете да изисквате заличаване на данните Ви, съответно за насрещните ни задължения служебно да ги заличим след изтичане на тези срокове. Срокът от 30 дни започва да тече от датата на идентифициране на лицето, заявило оттегляне на съгласие  получено по електронната поща или лично в офиса на Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД

Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, обработвани от Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД:

- Да получите достъп до Вашите личните данни, които Обществените посредници на „Топлофикация София“ ЕАД  обработва, и да получите копие от тях;

-  Да поискате данните Ви да бъдат заличени, когато са налице условията за това. Такива случаи са ако е постигната целта, за която данните са събрани; оттеглили сте съгласието си, когато обработката се базира на съгласие и няма друго законово основание за обработка; данните Ви се обработват незаконосъобразно, и други;

- В определените от закона случаи да изискате обработката на личните Ви данни да бъде ограничена;

- В случаите, когато данните Ви се обработват на основание на легитимен интерес (изброени по-горе в това уведомление), можете да възразите срещу обработването на Вашите лични данни на това основание;

- Да оттеглите даденото от Вас съгласие,  при обработването на личните Ви данни;

Също така имате право да подадете жалба до Комисия за зашита на личните данни, когато са налице съответните предпоставки за това.

Как защитаваме Вашите лични данни?

Сигурността на Вашите данни е важна за нас. Когато ни предоставите данни, ние ще предприемем стъпки и ще полагаме максимални усилия, за да гарантираме, че тя се третира сигурно